ビソー・中小企業のシステム化

中小企業のシステム化の考え方/進め方

2001年1月23日更新

中小規模事業所が業務をコンピュータ化し、システム化を行う際の考え方、進め方を以下にまとめますので、自社のシステム化を図る際の参考にして下さい。

１．システム化の考え方と効果

システム化とは、会社内の業務処理を誰がやっても同じ事ができるように、ビジネスの仕組みを一定のレベルに改善することです。
そして、そのねらう効果は、企業を強くすることです。強くすることとは、
　　・迅速な業務処理により、即時性のある経営や販売活動を行い、組織力の強化を図ること。
　　・月次決算の実施により、経営戦略対応力・経営管理力の強化を行う。
　　・ネットワーク化する世の中の取引に対応できるビジネスの仕組みを作る。
　　・社員が、楽しく、楽に、早く、良い仕事ができる業務環境を作る。
　　・効率的でミスの少ない業務処理により、業務コストの低減と顧客対応力の強化を図る・
　　・販売業務での在庫や売掛債権の管理を強化し、機会損失やロスの低減化を通じて、キャッシュフローを強化する。

２．LAN構築による業務処理の効率化

　ばらばらのパソコンで、それぞれが経理や給与のシステムを利用したり、または、ワープロや表計算ソフトを利用している。これはこれで効果はありますが、この効果は一人一人の作業の効率化や迅速化にとどまります。
　しかし、ネットワーク化の求める効果は、以下にまとめる経営力の強化です。

組織力の強化：それぞれの情報や状況の共有を通じて、組織全体の意思のベクトルあわせを行い、無駄な活動やロスを低減し、一人一人の力を結集して組織力を強くすること。
市場競争力の強化：ネットワーク化を通じて、組織全体の業務の効率化とスピードを実現し、各種の情報の入手活用を行い、業務コストの低減と顧客サービスの向上、取引先対応力の強化などを実現すること。
社員の活性化：社員の意思疎通やコミュニケーションを強くし、一人一人の情報発信力や受信力の強化を目指し、社員の活性化とやりがいある職場づくりを実現すること。

　このようにネットワーク化とは、どんな企業や組織も行わなければならない。優先度の高い重要な経営課題であり、組織課題なのです。

■ネットワーク化の種類と必要性

種類	内容	そのねらう効果と必要性
業務処理のネットワーク化	LAN対応の販売システムや財務システムなどの業務ソフトを利用します。	・業務の流れを見直すことによる、BPRの実現・業務の連携を組織間・個人間でスムーズにし、業務のスピードアップと省力の達成・販売情報等の業務情報の共有による、顧客対応力の強化
個人作成データの共有	各個人が作成したワープロや表計算のデータ等の資料を、手軽に迅速に共有利用するものです。	・社内情報の標準化、統一化を図る。・データや資料の重複作成を無くし、効率的でレベルの高い資料作成を実現。・データや資料の公開により、個人の仕事の抱え込みを防ぎ、組織内の情報と知識の相互交流を行う。
社内情報活用のインターネット化	イントラネットを導入し、情報交流や活用をインターネットベースで、簡単に、迅速に、低廉に行うものです。	・情報の受発信を、インターネットベースの技術やソフト、ネットワークを利用することにより、そのインフラを世界的なスタンダードにする。・情報の受発信や業務処理を、Webブラウザ中心にすることにより、低価格なシステム運用と将来性あるシステムにできる。・情報やデータを個別ソフトに依存しない仕組みにすることにより、いつでもどこでも容易に利用できるようにし、将来に向けての保存性や利用性を確保する。
取引のネットワーク化	受発注処理のネットワーク化と、ECなどの電子商取引への対応	・EDI（企業間の電子データのやりとり）の利用は、もはや行ってる業界では業務上不可欠なこと。・SCM（Supply Chain Management)のように、業界全体の取引がネットワーク化する現在、コンピュータ・ネットワークの導入利用はビジネス上あたりまえになってくる。・BtoBや、BtoCの時代変化に対応すること。
インターネットの利用	インターネットを利用した、ホームページでの発信や電子メールの利用等	・ホームページでの発信は、新規取引先開拓や企業広告としても最低限不可欠なもの。・エクストラネットの利用は、取引先との関係強化やサービス強化に大きな力を発揮します。・電子メールは、もはや電話と同じくらいのコミュニケーション・ツールです。

3．イントラネットの活用

　LANを構築して、インターネットへの接続環境が整ったら、次にイントラネットの構築へと進みます。
■イントラネット活用の効果
　イントラネットとは、インターネット技術を社内ネットワークに利用したシステムです。
　クライアント側では、ブラウザ一つでいろいろな社内情報にアクセスしたり、利用することができます。
　システム自体がインターネットの仕組みですから、社内情報はイントラネットで、社外情報はインターネットで、とスムーズな情報活用ができます。

イントラネットの特徴と効果
低コストでの社内情報ネットワークの構築	クライアント側はブラウザだけなので、低コストで社内ネットワークシステムが構築できます。また出先では、電話回線のみでも利用できます。
多様な情報を利用するネットワーク	ホームページ形式なので、数字データのみならず画像データも簡単に取り扱えます。
操作や運用が容易	クライアント側はブラウザだけで、操作性は非常に簡単です。 Webサーバもさほど難しくなく、システム構築や運用が容易です。
インターネットとの接続性がスムーズ	同じ技術を利用しているので、イントラネットの社内情報とインターネットの社外情報がスムーズにリンクできます。
社内情報の形式を標準化	社内情報のWeb化により、将来にわたって利用できる形式で残せます。またそのことより、形式の標準化・グローバル化が図れます。

インターネット技術を利用したイントラネットの構築により、ビジネスの仕組みが変わります。

■イントラネットの利用形態
　1. 社内向けホームページとしての利用

　今までできなかった情報共有が、社内向けホームページの作成で簡単にできるようになります。
　多様な情報が扱えるので、画像入り製品情報や現場の写真入りの報告などで利用できます。

　2. グループウェアとしての利用

　出先からでもブラウザ一つで情報の利用ができるため、イントラネットでグループウェアの機能を実現できます。
　また電子掲示板や電子キャビネットの機能を簡単に実現できます。

　3. 基幹業務システムとしての利用

　イントラネットはデータの入力や加工できる機能も持っています。そのために、基幹業務をイントラネットで構築することもできます。
　また、在庫の問い合わせなどの機能だけをイントラネット化することにより、基幹業務に利用できます。ほかにイントラネット対応業務パッケージ利用により、出先にてのブラウザを利用したデータ入力等の業務も行うことができます。

■イントラネット利用のステップ案

4．グループウェアの活用

　これからは組織的な共同・協調作業を通じた、社内ビジネス力の強化が必要になります。
■組織やグループでの共同作業

「社員が互いに有効であると思われる情報を蓄積し、いつでも利用できるようにすること」このことが激変する企業環境の中で、対応できる競争力を持つことにつながります。

情報は蓄積され、共有されてこそ、有効で力を持つことになります。
その社内情報を、社員が必要な時にいつでもリアルタイムに利用してこそ、企業にとって大きな力となります。
これらのことを、ネットワークを利用して実現する仕組みが必要になります。

■グループウェアの利用

　部門内や部門間さらには全社的にネットワークを利用して、情報の受発信や共有活用を行い、組織の業務遂行を共同・協調して行える仕組みが必要です。
　その仕組みを利用して、組織的に電子メールや電子ファイリング、スケジュール管理やワークフローなどの機能を実現させ、オフィスの生産性向上・効率的な業務遂行を行おうとするシステムが「グループウェア」です。

■グループウェアの基本機能

電子メール機能	社内ネットワークやインターネットを利用して行うメールの受発信機能
電子キャビネット機能	社内情報をデジタル化してファイリングし、ネットワーク上から、いつでも利用できるようにする機能
電子掲示板機能	電子掲示板として、社内の誰もが見ることができる機能
スケジュール管理機能	ある組織の構成員同士がスケジュールを共有し、効率的に業務遂行を図る機能
電子ミーティング機能	離れた場所にいる社員が、ネットワークを利用してリアルタイムに会議を行う機能
ワークフロー機能	部門間の書類や伝票などの流れや、決裁処理を、ネットワークを利用して自動化する機能
基幹業務連携機能	基幹業務システムの情報を、自由に検索・引用・加工・分析して利用する機能
ナレッジマネジメント機能	個々人が持っているノウハウや知恵を共有して利用し、組織としての知的生産力を強化する機能

5．ナレッジ・マネジメントの活用

　ここではナレッジの共有による企業文化の改革がナレッジ･マネジメントのねらいです。
■ナレッジとは

ナレッジとは、組織的に共有・活用することで大きな効果がある知恵やノウハウのことで、特定の個人や組織が容易に活用できるように、共有可能にしたものである。

種類	形式知	暗黙知
形態	文書やマニュアルといった、目に見える形で存在	個人の頭の中にある独自のノウハウ
媒体	書類やドキュメント、社内データベース	日々の業務に使う書類や個人の頭の中に埋もれたまま

上表の暗黙知と言われる「企業内の埋もれた知識やノウハウ、隠された法則を目に見える形にすること」が大切です。

■ナレッジマネジメントのねらい

■ナレッジマネジメントの３つのポイント
１）分散している企業情報を整理・分類・体系化し、見える仕組みにする。

最初は「すでに存在する情報」を自由に利用できるようにする。
倉庫に保管しておくことが目的のような文書管理ではなく、活きている、これから役に立つ情報を見つけ出し、整理します。
現在どこにどんな情報があるか、整理・分類・体系化し、見える状態にすることがスタートです。

２）情報を容易に引き出せる仕組みの構築と、情報を活用し、行動に移せるための教育を行い、実際に情報を利用し始める。

情報が自由に引き出せる仕組みを構築し、グループウェアやイントラネット等を利用して、容易に検索・利用できるようにします。
利用する人の情報の活用の仕方や、基本的な知識の教育という、使う人のスキルの向上を図ります。
実際に利用し始めます。情報を共有して、利用する。そして、そこで生まれた情報が、また蓄積され始めます。

３）アクションの結果、得られた情報（成功体験・失敗体験）をフィードバックし、次の利用に役立てるようにする。

蓄積し始めた情報を、もう一度精査し、評価します。
そして、新たな価値ある情報として組織に還元し、ナレッジの強化を図ります。

■ナレッジマネジメントを実現するために必要な機能

　ナレッジ・マネジメントを成功させるためには、必要なナレッジをストレスなく探せ、共有活用できることが大切です。

必要な機能	内容	利用するシステム
1. 効果的な検索	・膨大なテキスト情報を効果的に見つけ出すシステム；全文検索システムが必要です。	・全文検索システム・テキスト・マイニング
2. 必要な情報の自動配信	・社員が関心のある事を事前に登録します。・登録内容にあった情報を、自動的に配信するシステムを構築します。	・電子メール・メーリングリスト・電子掲示板
3. 複数システムのナレッジ共有	・断片的で形式の違うナレッジを統合する必要があります。　そのために、Webブラウザ等のインターネット標準ツールを使って扱えるデータにすることが必要です。	・インターネット・イントラネット・XML
4. 文書フォーマットの標準化	・文書形式のテキストだけでなく、写真や図などを含めたドキュメントを標準化し、コンパクトにまとめて利用します。	・PDF ・XML
5. ナレッジの蓄積	・ナレッジマネジメントの最初の利用は、すでにサーバに蓄積されている情報や、データの利用です。・新たなナレッジは、分類整理して体系立てて、サーバやデータウェアハウスを利用して、蓄積していきます。	・データベースサーバ・グループウェア・ドキュメント管理・データウェアハウス

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